Vrijdag 7 juni is ons kantoor gesloten. Ook telefonisch zijn we dan niet bereikbaar!
Vrijdag 7 juni is ons kantoor gesloten. Ook telefonisch zijn we dan niet bereikbaar!
TestVrijdag 7 juni is ons kantoor gesloten. Ook telefonisch zijn we dan niet bereikbaar!

Privacybeleid

Vincio Wonen hecht veel waarde aan de privacy van haar huurders en medewerkers en daarom informeren wij u over:

  • hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan
  • waar wij uw persoonsgegevens voor gebruiken
  • welke rechten u heeft

In deze privacyverklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Vincio Wonen.

Wij gebruiken bepaalde termen in deze privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze termen bedoelen:

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres, huurgegevens, reparatieaanvraag van u, enz.
  • Verwerken: alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Daaronder vallen handelingen zoals onder meer het verzamelen, vastleggen, wijzigen, bijwerken, ordenen, opvragen, raadplegen, beschikbaar stellen, wissen en vernietigen van gegevens.  

Van wie verwerkt Vincio Wonen persoonsgegevens?

Vincio Wonen verwerkt persoonsgegevens van woningzoekenden, (voormalige) huurders, websitebezoekers, medewerkers, oud-medewerkers, sollicitanten en contactpersonen van onze externe relaties.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Vincio Wonen  is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Dit zijn onze contactgegevens:

Vincio Wonen
Heisterberg 70
6431 JC Hoensbroek
Telefoonnummer: 045 - 522 32 55
E-mail: [email protected]

Vincio Wonen heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG biedt onafhankelijk advies en houdt toezicht op de toepassing en naleving van de privacy wetgeving. De FG bij Vincio Wonen is Ad Boumans en te bereiken via [email protected].


Waarom verwerkt Vincio Wonen persoonsgegevens?

Vincio Wonen verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doelen:

  1. Het aangaan en beëindigen van huurovereenkomsten (waaronder het uitvoeren van een wettelijk verplichte inkomenstoets om vast te stellen of u in aanmerking komt voor een sociale huurwoning).
  2. Het incasseren van huur, voorschotten en afrekeningen energie, servicekosten en andere kosten (inclusief het uitbesteden van deze incasso aan incassobureaus/deurwaarders bij uitblijven van betalingen).
  3. Het onderhouden, slopen, renoveren, uitvoeren van reparaties van onze woningen waarbij wij of door ons ingeschakelde bedrijven herinneringen kunnen sturen over gemaakte afspraken. Dat kan bijvoorbeeld via SMS.
  4. Het verwerken van uw reacties, klachten, reparatieverzoeken, vragen, meldingen van overlast van andere bewoners of vragen/meldingen over de buurt waarin u leeft.
  5. Het aan- en verkopen van woningen.
  6. Het bestrijden van criminaliteit, fraude en overlast waar wij camerasystemen voor kunnen gebruiken.
  7. Het houden van klanttevredenheidsonderzoeken om te horen hoe u over ons denkt om daarmee onze dienstverlening te kunnen verbeteren.
  8. Het versturen van nieuwsbrieven (per post of e-mail) om u op de hoogte te houden van ontwikkelingen.
  9. Het ondernemen van initiatieven in de wijk, meedoen met landelijke acties en andere activiteiten voor een leefbare omgeving, versterken onderlinge banden, enz.
  10. U ondersteunen bij het aanvragen van voorzieningen bij de voorzieningenwijzer. U kan dan met behulp van de klantconsulenten en met de apparatuur van Vincio Wonen toegang krijgen tot de website van de Voorzieningenwijzer. Uw gegevens worden niet opgeslagen bij Vincio Wonen maar om u te kunnen helpen deelt u wel uw gegevens met de betreffende consulent.

Welke persoonsgegevens verwerkt Vincio Wonen?

Wij verwerken:

  • Huurdergegevens zoals naam, voorletters, geboortedatum, gezins­samenstelling en ook van mede­huurders
  • Contactgegevens (adres, telefoon, e-mail en eventueel van bewindvoerders)
  • Inkomensgegevens (inkomens­verklaring, loonstroken, uitkerings­specificatie)
  • Verklaringen (huurdersverklaring, verklaring inschrijving Hoger Onderwijs, COA-verklaring, BRP met woonverleden, WMO)
  • Correspondentie met u (e-mail, schriftelijk,)
  • Huurgegevens (adres, huur per maand, servicekosten, energie­verbruik en energiekosten, andere kosten)
  • Financiële gegevens (IBAN, Sepa-machtiging, factuur en incasso-gegevens)
  • Door u ingediende reparatie-verzoeken, onderhoudsaanvragen en verzoeken om zelf voorzieningen aan te brengen in uw woning
  • Vooropname en eindopname bij huuropzegging die u ondertekent
  • Meldingen/klachten die u doet over andere bewoners, de leefomgeving of andere redenen bijvoorbeeld via het formulier op de website van Vincio Wonen (uw NAW contactgegevens, aard van de overlast (geluid, huisdieren, stank, enz.), NAW van de veroorzaker, precieze omschrijving van de klacht, gemeld aan de politie/andere instanties, enz.)

Met welke derde partijen wisselt Vincio Wonen persoonsgegevens uit?

We kunnen informatie uitwisselen met andere organisaties:

  • Bedrijven die wij inschakelen om u een dienst te leveren. Denk aan aannemers, loodgieters, onderhoudsbedrijven die reparaties uitvoeren, installaties periodiek onderhouden, enz. U kunt zelf rechtstreeks een afspraak maken maar soms delen wij uw contactgegevens zodat deze organisaties rechtstreeks in overleg met u tot een afspraak kunnen komen.
    Deze bedrijven kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar voldoen aan onze privacy-voorwaarden en geheimhouding garanderen.
  • Bedrijven die wij inschakelen en die aan ons hun diensten leveren. Bijvoorbeeld: een onderzoeks­bureau die de klanttevredenheid onderzoekt, de accountant die de administratie onderzoekt, ICT-leveranciers die onze systemen en telefonie leveren en beheren, mailingdiensten voor het verzenden van nieuwsbrieven of andere uitingen van Vincio Wonen, deurwaarders bij betalingsachterstanden, Thuis in Limburg voor informatie over woningzoekenden, enz.
    Ook met deze bedrijven maken we afspraken over de bescherming van uw persoonsgegevens.
  • Gemeente, politie, andere woningcorporaties en/of zorginstellingen. Dat kan omdat we een wettelijke verplichting hebben of dat we hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Denk aan: de uitvoering van een gerechtelijk bevel of vonnis, aangifte bij (een vermoeden van) fraude, strafbare feiten (zoals drugs, hennepteelt) of misbruik van de woning en overlast, het oplossen van problemen, hulp in geval van bijvoorbeeld schuldhulpverlening en afhandelen van WMO-aanvragen
  • Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Bijvoorbeeld aan de belastingdienst.
  • Vertoont u ongewenst huurdersgedrag? Dan kunnen wij u op een signaleringslijst plaatsen. Dat kan bijvoorbeeld als u de opiumwet overtreedt of als de rechter besluit dat een woning mag worden ontruimd. Ook als u één van onze medewerkers bedreigt of agressief bent naar onze medewerkers kunnen wij u op deze lijst plaatsen. Als u eenmaal op deze lijst staat, kan dat gevolgen hebben voor het verkrijgen van een sociale huurwoning. Ook bij andere corporaties.

Verwerkt Vincio Wonen ook bijzondere persoonsgegevens?

Wij kunnen gegevens van gevoelige aard verwerken. Dat doen we alleen als dat nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst die we met u hebben afgesloten. Ook kunnen we gegevens verwerken voor de veiligheid van onze medewerkers, bewoners van onze woningen of externe partijen. Het kan hierbij gaan om:

  • Gegevens met betrekking tot overlast of agressie
  • Gegevens over woonfraude of misbruik van de woning
  • Gegevens over crimineel gedrag
  • Videobeelden van camerasystemen

Dit betreft onder meer foto’s en film van onze camerasystemen die als bewijs stukken kunnen dienen, brief- en e-mailverkeer met u maar ook met onze partners.


Hoe gaat Vincio Wonen met mijn persoonsgegevens om?

Vincio Wonen respecteert en beschermt uw persoonsgegevens. We hanteren de volgende regels:

  • We gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om;
  • We verkopen uw gegevens niet aan derden;
  • We bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van uw gegevens;
  • We gebruiken niet méér persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is.

Binnen Vincio Wonen kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Anderen kunnen uw persoonsgegevens niet verwerken. Daarnaast hebben de medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn, vernietigt Vincio Wonen uw persoonsgegevens.

Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit zijn de verwijdertermijnen:

  • Camerabeelden verwijderen we na 4 weken. Tenzij we een incident vastleggen. Dan bewaren we de beelden tot dit is afgehandeld.
  • Salarisgegevens in onze administratie verwijderen we na 7 jaar. Deze bewaartermijn is verplicht door de Belastingdienst.
  • Gegevens voor fraudepreventie verwijderen we na 7 jaar.
  • Webformulieren met uw verzoeken / vragen / suggesties bewaren we een jaar nadat de zaak is afgehandeld.
  • Uw huurdersgegevens verwijderen we na de wettelijke termijn van 7 jaar.

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat uw privacy op een passende manier beschermd blijft. Wij sluiten in die gevallen speciale contracten om uw privacy te waarborgen.


Welke regels gelden voor Vincio Wonen bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Vincio Wonen onder meer gebonden aan:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • Uitvoeringswet AVG
  • Telecommunicatiewet

In de AVG staan de regels voor het verwerken van persoonsgegevens. Eén van die regels is dat Vincio Wonen een geldige reden moet hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. In de AVG worden dat grondslagen genoemd. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  1. Voor het kunnen aangaan en uitvoeren van een overeenkomst. Denk aan de huurovereenkomst bijvoorbeeld.
  2. Voor het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld om een woning passend toe te kunnen wijzen op basis van uw inkomen zoals de wet voorschrijft.
  3. Uw toestemming. Bijvoorbeeld voor het verzenden van een digitale nieuwsbrief of als we uw foto willen gebruiken voor promotiemateriaal.
  4. Ons gerechtvaardigde belang. Denk aan het houden van tevredenheidsonderzoek om onze dienstverlening of de dienstverlening van ingeschakelde aannemers te verbeteren. Of om criminaliteit, overlast of woonfraude te voorkomen of te bestrijden.

Welke rechten hebben de personen over wie wij gegevens verwerken?

Wij vinden het belangrijk dat u weet welke rechten u heeft omtrent uw persoonsgegevens die wij verwerken. Hieronder zetten wij op een rij wat uw rechten zijn en hoe u hiervan gebruik kunt maken:

  1. Recht op informatie
    U heeft het recht om te weten wat een organisatie met uw persoonsgegevens doet. Dat doen wij door middel van deze privacyverklaring en soms in specifieke gevallen kunnen wij nadere informatie verstrekken.
  2. Recht op inzage
    U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Wanneer u een verzoek doet, zullen wij u een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben.
    De volgende gegevens verstrekken wij niet:
    -persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
    -persoonsgegevens van derden. Bijvoorbeeld een klacht over u die door een buurman is ingediend. Dan krijgt u alleen informatie dat er een klacht is ingediend maar niet door wie;
    -persoonsgegevens die wij gebruiken in het kader van opsporing en vervolging van strafbare feiten;
    -persoonsgegevens die wij gebruiken in een juridische procedure of in de voorbereiding op een dergelijke procedure.
  3. Recht van correctie
    Zijn uw persoonsgegevens die wij verwerken aantoonbaar fout? Dan kunt u deze laten aanpassen. Geef aan wat er volgens u niet klopt en wij zullen dat veranderen.
  4. Recht op verwijdering
    We wissen uw gegevens als deze niet meer nodig zijn. Bijvoorbeeld als het huurcontract is beëindigd dan hebben wij uw gegevens niet meer nodig en zouden wij deze kunnen wissen. Maar wij moeten wel rekening houden met wettelijke bewaartermijnen. Bijvoorbeeld ook al bent u geen huurder meer dan moeten wij vanwege fiscale bewaartermijnen bepaalde financiële gegevens nog 7 jaar bewaren.
    U kunt ook zelf vragen om uw gegevens te verwijderen. Wij geven daar in principe gehoor aan maar ook hierbij geldt dat we rekening moeten houden met wettelijke bewaartermijnen.  
    En soms kunnen er redenen zijn om gegevens toch langer te bewaren. Bijvoorbeeld er is een geschil met u en dat is nog niet afgehandeld, er is een onderzoek gaande, er zijn nog openstaande vorderingen, een lopende rechtszaak, enz.
  5. Recht van bezwaar
    In sommige gevallen kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij stoppen dan de verwerking tenzij wij goede redenen hebben om dat niet te doen. Wij informeren u daarover.
  6. Recht op beperking
    U kunt Vincio Wonen vragen (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van uw gegevens. Een reden zou kunnen zijn dat gegevens niet meer kloppen of niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Ook hierbij geldt dat we dergelijke verzoeken honoreren tenzij we goede redenen hebben om dat niet te doen. Uiteraard ontvangt u daarover bericht.
  7. Recht op overdraagbaarheid
    U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens overdragen aan een partij die u aangeeft in uw verzoek.
  8. Recht op intrekken toestemming
    U mag uw verleende toestemming altijd weer intrekken. Wij stoppen dan met de verwerking waarvoor u toestemming heeft verleend.

U kunt uw verzoek op verschillende manieren indienen:

  • U kunt langskomen op kantoor
  • U kunt telefonisch contact met ons opnemen of
  • U kunt dit aanvragen via [email protected]

Wij moeten er wel zeker van zijn dat u het bent die langs komt of via de mail of telefonisch het verzoek doet. Komt u langs, neem dan een legitimatiebewijs mee. Doet u een verzoek via de telefoon dan kunnen onze medewerkers u een aantal vragen stellen om vast te stellen dat u het bent die een verzoek doet. Bij een verzoek via de a-mail controleren wij of uw e-mailadres in ons systeem voorkomt.

Als wij niet zeker zijn of u het bent die een verzoek doet, kunnen wij u vragen een kopie-id te sturen naar ons. Dat kan via de mail. Vergeet daarbij niet uw BSN en foto onleesbaar te maken. Hoe u dat doet leest u hier.

Wij streven ernaar uw verzoek binnen een maand af te handelen.


Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Mocht u een vraag of opmerking hebben over de verwerking van persoonsgegevens door Vincio Wonen, dan kunt u:

Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, dan u kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. U ontvangt binnen een maand een reactie op uw klacht. Bent u niet tevreden met het antwoord, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.


Kan Vincio Wonen dit document wijzigen?

Ja, deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn of als de wetgeving wijzigt, dan passen wij de privacyverklaring daarop aan. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op de website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 januari 2023.


Wat geldt er voor mij als sollicitant of medewerker?

De persoonlijke gegevens die je aan ons verstrekt, gebruikt Vincio Wonen om je sollicitatie af te handelen of om je vacatures toe te sturen. Stuur ons alleen informatie die relevant is voor je sollicitatie. Je gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt en verstrekken wij ook niet aan derden tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. Wel werken wij samen met Vacaturepro die het mogelijk maakt om je gegevens digitaal aan ons te verstrekken.

We bewaren je gegevens gedurende het gehele sollicitatieproces. Jouw gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen die bij de sollicitatie zijn betrokken. Het kan zijn dat er nu geen plek voor je is en daarom bewaren we je gegevens maximaal een jaar. Dan kunnen we je benaderen zodra er een vacature is. Na dat jaar vernietigen we je gegevens.

Je hebt recht op inzage, correctie en het wissen van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens en vragen om verwijdering van je gegevens uit ons bestand. Je kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Stuur ook een kopie-id mee, zodat we zeker weten dat het jouw gegevens zijn die we dan wissen of corrigeren. Vergeet daarbij niet je BSN en foto onleesbaar te maken.
Hoe je dat doet lees je hier.

Eenmaal in dienst gaan wij zorgvuldig met je persoonsgegevens om en verwerken we alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om onze afspraken met jou na te komen of om te voldoen aan wettelijke plichten.
Zo delen we persoonsgegevens met onze externe salarisadministratie Qonsio (HR Salaris & gemak),  pensioenfonds, FLOW (Fonds Leren en Ontwikkelen Wooncorporaties), de belastingdienst, zo nodig met onze Arbo bij ziekte en onze verzekeringsmaatschappij voor het afsluiten van verzekeringen die jou aangaan.

Wij verwijderen je gegevens nadat je uit dienst treedt en nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verlopen.

Lees ook: DisclaimerCookies
Terug
Terug
Vinco Wonen