Privacybeleid

• Home
• Privacybeleid

Vincio Wonen hecht veel waarde aan de privacy van haar huurders en medewerkers en daarom informeren wij u over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin. In deze privacyverklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Vincio Wonen.

Wij gebruiken bepaalde termen in dit privacyreglement. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze termen bedoelen:

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

Van wie verwerkt Vincio Wonen persoonsgegevens?

Vincio Wonen verwerkt persoonsgegevens van woningzoekenden, huurders, websitebezoekers, medewerkers, sollicitanten en externe relaties.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Vincio Wonen  is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Dit zijn onze contactgegevens:

Vincio Wonen
Heisterberg 70
6431 JC Hoensbroek
Telefoonnummer: 045 - 522 32 55
E-mail: info@vinciowonen.nl

Vincio Wonen heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG biedt onafhankelijk advies en houdt toezicht op de toepassing en naleving van de privacy wetgeving. De FG bij Vincio Wonen is Ad Boumans en te bereiken via privacy@vinciowonen.nl.

Waarom verwerkt Vincio Wonen persoonsgegevens?

Vincio Wonen verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doelen. Wij hebben gegevens van u nodig om u van dienst te kunnen zijn. Dat is het geval bij:

• Het informeren van woningzoekenden
• Het aangaan van een huurovereenkomst
• Het verwerken van uw reacties, vragen, klachten over ons, over andere bewoners of over de buurt waarin u leeft

Wij vinden het belangrijk u een goede service te verlenen. Dat is in uw en ons belang. Daarvoor gebruiken we uw gegevens voor bijvoorbeeld:

• Het houden van enquêtes om te onderzoeken hoe u onze dienstverlening ervaart. Daartoe schakelen wij het onderzoeksbureau KWH in die uit onze naam de enquêtes afneemt
• Het verbeteren van onze dienstverlening, waaronder het gebruiksgemak van de website
• Cameratoezicht voor bewaking van de leefomgeving

We kunnen informatie delen met andere organisaties omdat we dat wettelijk verplicht zijn of omdat we daarover afspraken hebben gemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Een gerechtelijk bevel of vonnis
• Bij (een vermoeden van) fraude of misbruik van de woning en overlast
• Hulp in geval van bijvoorbeeld schuldhulpverlening
   

Verwerkt Vincio Wonen ook bijzondere persoonsgegevens?

Voor het beschermen van uw en onze eigendommen, leefbaarheid en veiligheid gebruiken we videocamera’s in sommige wooneenheden, echter alleen in publieke ruimten.

Hoe gaat Vincio Wonen met mijn persoonsgegevens om?

Vincio Wonen respecteert en beschermt uw persoonsgegevens. We hanteren de volgende regels:

1. We gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om;
2. We gebruiken uw gegevens alleen voor het aangaan van overeenkomsten en verkopen uw gegevens niet aan derden;
3. We bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van uw gegevens;
4. We gebruiken niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is.

Binnen Vincio Wonen kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Anderen kunnen uw persoonsgegevens niet verwerken.

We delen persoonsgegevens met derden die door ons zijn ingeschakeld om diensten aan u te leveren. Denk aan aannemers die onderhoud plegen of reparaties verrichten. Deze derden kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar voldoen aan onze privacy-voorwaarden en geheimhouding garanderen. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Bijvoorbeeld aan de belastingdienst. In bepaalde gevallen kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met gemeenten, politie of zorginstellingen om u te helpen in geval van bijvoorbeeld schuldhulpverlening of om woonoverlast of fraude aan te pakken.

Wanneer uw gegevens niet langer bewaard mogen worden, vernietigt Vincio Wonen uw persoonsgegevens. Of we maken uw gegevens anoniem door namen, e-mailadressen en andere verwijzingen naar u te verwijderen. Dan weten we niet meer dat de gegevens van u zijn. Dit doen we bijvoorbeeld voor interne analyses en rapportages.

Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit zijn de verwijdertermijnen:

• Camerabeelden verwijderen we na 4 weken. Tenzij we een incident vastleggen. Dan bewaren we de beelden tot dit is afgehandeld.
• Salarisgegeven in onze administratie verwijderen we na 7 jaar. Deze bewaartermijn is verplicht door de Belastingdienst.
• Gegevens voor fraudepreventie verwijderen we na 7 jaar.
• Webformulieren met uw verzoeken / vragen / suggesties bewaren we een jaar nadat de zaak is afgehandeld.
• Uw huurdersgegeven verwijderen we na de wettelijke termijn van 7 jaar.

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat uw privacy op een passende manier beschermd blijft. Wij sluiten in die gevallen speciale contracten om uw privacy te waarborgen.

Welke regels gelden voor Vincio Wonen bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Vincio Wonen onder meer gebonden aan:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet AVG
• Telecommunicatiewet

Kan ik zien welke persoonsgegevens Vincio Wonen van mij verwerkt?

Ja, dat kan. U kunt dit aanvragen via privacy@vinciowonen.nl.

Ook kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te wijzigen (verbeteren) en/of te blokkeren.

Uw verzoek kunt u per e-mail indienen. Stuur ook een  kopie-id mee zodat we zeker weten dat het uw gegevens zijn die we u toesturen, wissen of corrigeren. Vergeet daarbij niet uw BSN en foto onleesbaar te maken. Hoe u dat doet leest u op: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs.
U kunt ook langskomen op kantoor. Neem dan wel een geldig legitimatiebewijs mee zodat we u kunnen legitimeren en er zeker van zijn dat u het bent die langs komt.

Vincio Wonen is verplicht uw persoonsgegevens te verwijderen na het verlopen van de wettelijke bewaartermijn of als wij uw gegevens niet langer nodig hebben. Daarnaast kunt u een verzoek tot verwijdering indienen. Indien u uw gegevens wilt verwijderen, kunt u een e-mail sturen. We zullen uw gegevens dan verwijderen, behalve in de volgende gevallen:

• wettelijke bewaartermijn is nog niet verstreken
• er is een onderzoek gaande
• er zijn nog huurtermijnen of facturen die betaald moeten worden

Wanneer we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan kunt u een digitale kopie krijgen van uw gegevens. Wij verstrekken u dan de gegevens in een zodanig digitaal formaat dat ook andere computers dit kunnen verwerken. Overigens kunt u op deze wijze alleen die gegevens krijgen die u in een eerder stadium aan ons hebt verstrekt.  

Indien u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Uw gegevens worden vanaf het moment van intrekken van uw toestemming door ons geblokkeerd. Stuur ons een e-mail voorzien van legitimatie zoals hiervoor is beschreven.

Alle bovengenoemde verzoeken kunt u sturen naar privacy@vinciowonen.nl. Uw verzoek wordt binnen een maand beantwoord.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Mocht u een vraag of opmerking hebben over de verwerking van persoonsgegevens door Vincio Wonen, dan kunt u:

• bellen met Vincio Wonen
• een e-mail sturen naar privacy@vinciowonen.nl
• het reactieformulier op www.vinciowonen.nl invullen

Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, dan u kunt u een e-mail sturen naar privacy@vinciowonen.nl. U ontvangt binnen een maand een reactie op uw klacht. Bent u niet tevreden met het antwoord, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kan Vincio Wonen dit document wijzigen?

Ja, deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn of als de wetgeving wijzigt, dan passen wij de privacyverklaring daarop aan. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op de website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 oktober 2019.

Wat geldt er voor mij als sollicitant of medewerker?

De persoonlijke gegevens die je aan ons verstrekt, gebruikt Vincio Wonen om je sollicitatie af te handelen of om je vacatures toe te sturen. Stuur ons alleen informatie die relevant is voor je sollicitatie. Je gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt en verstrekken wij ook niet aan derden.

We bewaren je gegevens gedurende het gehele sollicitatieproces. Jouw gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen die bij de sollicitatie zijn betrokken. Het kan zijn dat er nu geen plek voor je is en daarom bewaren we je gegevens maximaal een jaar. Dan kunnen we je benaderen zodra er een vacature is. Na dat jaar vernietigen we je gegevens.

Je hebt recht op inzage, correctie en het wissen van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens en vragen om verwijdering van je gegevens uit ons bestand. Je kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar angelique.burkart@vinciowonen.nl. Stuur ook een  kopie-id mee zodat we zeker weten dat het jouw gegevens zijn die we dan wissen of corrigeren. Vergeet daarbij niet je BSN en foto onleesbaar te maken. Hoe je dat doet lees je op: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs.

Eenmaal in dienst gaan wij zorgvuldig met je persoonsgegevens om en verwerken we alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om onze afspraken met jou na te komen of om te voldoen aan wettelijke plichten.
Zo delen we persoonsgegevens met pensioenfondsen, de belastingdienst, zo nodig met de Arbo bij ziekte en onze verzekeringsmaatschappij voor het afsluiten van verzekeringen die jou aangaan.

Wij verwijderen je gegevens nadat je uit dient treedt en nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verlopen.